Mentor to aplikacja WEB wspierająca zarządzanie przedsiębiorstwem. Zaprojektowana z myślą o przedsiębiorcy korzystającego z tego oprogramowania. Z tego też względu postanowiliśmy stworzyć narzędzie wspierające pracę integrując niezbędne usługi w jednym miejscu. Mentor to nie tylko oprogramowanie to coś więcej, to serwis łączący użytkownika ze specjalistą z danej dziedziny. W skład serwisu wchodzi siedem modułów, który każdy z osobna jest przeznaczony do innych celów. Użytkownik w zależności od potrzeb wybiera interesujące go moduły, na których może pracować w sposób rozproszony(czyli zbiór modułów połączonych w jedną, spójną logicznie całość). Moduły komunikują się ze sobą w sposób automatyczny, co uwalnia użytkownika od przepisywania tych samych danych do kilku programów. Każdy z użytkowników systemu dostaje bezpłatny dostęp do modułu integrującego to oprogramowanie z usługami świadczonymi przez wyspecjalizowany zespół doradców prawnych, czy księgowych. W aplikacji przewidziany został panel księgowego, za pomocą którego przekazywane są dane użytkownika serwisu do wybranego przez niego księgowego. Mentor zapewnia dostęp do danych zgromadzonych przez przedsiębiorcę również po zakończeniu współpracy. Dodatkowo każdy przedsiębiorca może skorzystać z usługi windykacyjnej w przypadku braku płatności ze strony kontrahentów naszego użytkownika. Jego kolejnym atutem jest niezależność od platformy na jakiej pracuje, systemu operacyjnego i lokalizacji w jakiej się znajduje użytkownik.

Mentor jest stworzony i obsługiwany pod względem informatycznym przez wyspecjalizowaną firmę Rent YOU Sp. z o.o., która jednocześnie jest właścicielem aplikacji. Rent YOU Sp. z o.o. dostarcza swoim klientom innowacyjne rozwiązania z zakresu workflow, DMS, BPM, które tworzone są przez wysokiej klasy inżynierów. Rent YOU Sp. z o.o. oferuje swoim klientom nowoczesne systemy umożliwiające sprawny obieg dokumentów elektronicznych. W ramach systemu V-Desk realizujemy szereg zaawansowanych funkcjonalności tj., elektroniczny obieg dokumentów, elektroniczne archiwum, zarządzanie procesami obiegu dokumentów. Ich zastosowanie wyraźnie usprawnia działalność firmy, o czym przekonali się dotychczasowi nasi klienci. Tworząc mentora pragniemy dać naszym klientom narzędzie skupiające w sobie wiele modułów zintegrowanych ze sobą i przeznaczonych do późniejszego ich rozliczenia. Mentor jest naszym wzorcowym produktem, będącym naszą wizytówką. Z tego też względu nasze starania o jego rozwój, użyteczności i funkcjonalność są naszym priorytetem.

Do stworzenia Mentora wykorzystaliśmy najnowszą technologię ASP.Net, opartą na Framework 4.5 zaprojektowaną przez firmę Microsoft. ASP.Net przeznaczony jest do budowy różnorodnych aplikacji internetowych, a także aplikacji typu XML Web Services. Logika stron ASP.NET jest tworzona w językach Microsoft Visual C# .NET wspierającym technologię Microsoft .NET Framework. Korzystanie z tej technologii podnosi bezpieczeństwo całej aplikacji, a dane przechowywane w bazie MSSQL są bezpieczne i ich przetwarzanie jest bardziej wydajne. Zastosowanie ASP.Net nie wprowadza ograniczenia co do sprzętu na jakim będzie pracowała aplikacja i z jakiego system operacyjnego korzysta nasz klient. W aplikacji stosujemy rozwiązania, które w prosty i szybki sposób zezwalają przenosić aplikacje na wszystkie urządzenia mobilne oraz stacjonarne.

Aplikacja została zaprojektowana z myślą o przedsiębiorcy, ma on szerokie możliwości, nawet jeśli firma prowadzi działalność w wielu miejscach odległych od siebie. Do aplikacji można wprowadzić siedzibę firmy i nieograniczoną liczbę filii. Ponadto do każdego modułu zezwalamy na przypisywanie pracowników z uprawnieniami do ich korzystania, nawet z podziałem na poszczególne oddziały przedsiębiorstwa. Do aplikacji przedsiębiorca może przystąpić w każdym momencie, bez względu na numerację wszystkich dokumentów. Własna numeracja zezwala na rozpoczęcia numerowania dokumentów od ostatnio wystawionego dokumentu. Numery są nadawane automatycznie z uwzględnieniem numeracji miesięcznej lub rocznej. Wedle potrzeb użytkownik może ustawić wiele numeracji dla każdego z typów dokumentów wprowadzając przy tym własny opis ułatwiający zarządzanie numeracją. Ze względu na złożoność projektu mając na uwadze jego użyteczność aplikacja została podzielona na moduły:

Moduł fakturowanie

przeznaczony jest do generowania dokumentów sprzedażowych, archiwizowania ich, korygowania i edycji w razie konieczności. Wstawione faktury można wydrukować w postaci zestawienia za wybrany okres lub drukować wiele faktur jednocześnie. Moduł fakturowanie posiada również faktury kosztowe oraz kontrolę płatności poprzez odznaczenie faktur zapłaconych przelewem lub poprzez KP, co pomaga przedsiębiorcom w kontrolowaniu swoich należności i wydatków. Na podstawie wystawionych faktur i braku reakcji kontrahentów na zapłatę za wystawiony dokument, istnieje możliwość wyliczenia odsetek ustawowych i wystawienia wezwania do zapłaty. W przypadku kiedy przedsiębiorca stwierdzi że jego wezwania do zapłaty nie przynoszą oczekiwanego skutku może on zgłosić chęć wystawienia wezwanie do zapłaty przez nasz dział prawny. W przypadku braku reakcji na takie wezwania może przekazać swoje nie rozliczone faktury do naszego działu windykacji.

Moduł faktury cykliczne

czyli takie, które generują się same co pewien wyznaczony okres czasu. Wystarczy zdefiniować usługę lub towar za który będzie generowana faktura, określić czas oraz zdefiniować klienta dla którego będzie ona wystawiana. We wskazanym terminie użytkownik zostanie poinformowany o tym, że system oczekuje na potwierdzenie wygenerowania faktur. Wygenerowane faktury będą posiadały numerację zgodną z całym systemem fakturowania. Po wygenerowaniu faktur wystarczy je wydrukować i przesłać na adres kontrahenta. Aplikacja zezwala na wysłanie dokumentów sprzedaży bezpośrednio na adres e-mail kontrahenta, zaoszczędzając tym samym papier i czas. Wygenerowane cyklicznie faktury będą trafiały do modułu fakturowania gdzie będzie można nimi zarządzać, edytować i kontrolować płatności od kontrahentów.

Moduł magazynowy

jest zaawansowanym, a zarazem prostym w obsłudze narzędziem pozwalającym na prowadzenie gospodarki magazynowej przedsiębiorstwa. Dzięki aplikacji w łatwy i szybki sposób można ewidencjonować produkty dostępne w magazynie, nadając im indywidualne numery katalogowe do których można wydrukować kody kreskowe ułatwiające rozpoznawanie produktów. Zastosowanie kodów kreskowych wspomaga przedsiębiorcę przy wprowadzaniu i wyszukiwaniu produktów będących na stanie magazynowym. W aplikacji zastosowano prosty interfejs nastawiony na użytkownika, co ułatwia wprowadzanie produktów. Po zrealizowaniu zamówienia dla klienta program wystawia faktury bądź rachunki bezpośrednio z modułu do fakturowania. Wystawione faktury mogą być przekazywane bezpośrednio do klienta drogą elektroniczną. Program pozwala na prowadzenie wielu magazynów jednocześnie z możliwością przesunięć magazynowych towarów pomiędzy tymi magazynami. Moduł magazynowy umożliwia generowanie różnego rodzaju dokumentów magazynowych takich jak: PZ (przyjęcie zewnętrzne), WZ (wydanie zewnętrzne) i innych, z możliwością ich wydruku i zapis do plików PDF. Podczas projektowania aplikacji przewidziano ponadto ustawianie minimalnego stanu magazynowego, który powiadamia użytkownika o zbliżającym się wyczerpaniu produktów w magazynie. Moduł zaopatrzony jest w inwentaryzację stany magazynowego, zamówienia do dostawcy, faktury zakupowe oraz sprzedaż z uwzględnieniem zamówień i ofertowania produktów dla kontrahentów. Z zamówienia można w automatyczny sposób poddać produkt pod wydanie lub przy braku produktu na stanie magazynowym, zamówić u dostawcy. Z dokumentów magazynowych WZ można wystawić fakturę, bądź rachunek bez konieczności przenoszenia danych między różnymi aplikacjami.

Moduł delegacje krajowe i zagraniczne

przeznaczony jest do rozliczania diet pracowników przebywających w podróży służbowej. Ponadto za pomocą tego modułu możliwe jest ewidencjonowanie i rozliczanie diety i zaliczki wydanym pracownikom. Moduł jest zgodny ze zmianami przepisów z dnia 1 marca 2013 roku. To z jego pomocą można przeprowadzić rozliczenie diety, które po podróży przysługują pracownikom jako należności na pokrywanie kosztów związanych z wyjazdami służbowymi, zagranicznymi, czy krajowymi. Do ustalenia wysokości stawki diety w programie oraz warunków należności przysługujących pracownikom związanych z podróżą służbową w kraju lub poza jego granicami zostało zastosowane rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowych. Na podstawie warunków określonych przepisami w rozporządzeniu, pracownikowi jest wyliczana przysługująca mu dieta oraz wyliczany jest zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów i innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Wyliczone przez program delegacje krajowe i zagraniczne opierają się na wymienionych przepisami regulującymi kwestie zaliczki, jaką pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi na przewidywane wydatki związane z podróżą służbową oraz terminu, w jakim pracownik powinien przedstawić rozliczenie kosztów podróży służbowej (14 dni). Program umożliwia rozliczanie delegacji wielokrotnych (wiele miejsc docelowych) – funkcja szczególnie przydatna w przypadku firm transportowych ale też i dla innych firm.

Moduł zleceń transportowych

jest stworzony z myślą o firmach transportowych i spedycyjnych. Do jego zadań należy wystawianie oraz rejestrowanie zleceń transportowych, czy spedycyjnych. Zlecenia mogą posiadać dowolną liczbę miejsc załadunku i rozładunku oraz punktów pośrednich. W module zaimplementowano stawki frachtowe w walucie PLN i EURO, co ułatwia ich późniejsze rozliczenie, a kurs walut pobierany jest bezpośrednio z NBP. Na podstawie tych zleceń możliwe jest wystawienie faktur dla zleceniodawcy bezpośrednio z modułu fakturowanie. Moduł zleceń zezwala również na utworzenie dowolnej liczby rejestrów posiadających odrębną numeracje, oddzielne zestawy dokumentów oraz własne ustawienia numeracji początkowej dokumentów. Za pomocą modułu zleceń można wystawiać własne zlecenia transportowe dla swoich kierowców. Ponadto moduł zezwala na rejestrowanie zleceń otrzymanych od innych zleceniodawców, rozdzieleniem na poszczególnych podwykonawców lub pracowników i możliwością drukowania zleceń transportowych. Wystawione dokumenty są archiwizowane, a na ich podstawie można wystawić fakturę w języku polskim lub niemieckim, jak również w walucie PLN lub EURO. Każdy dokument transportowy jest oznaczany przez użytkownika statusem, co pozwala oznaczyć dokumenty przyjęte do realizacji lub wykonany. Dokumenty wygenerowane przez system można drukować oraz wysyłać w postaci elektronicznej bezpośrednio na adres email kontrahenta.

Moduł produkcja

jest rozszerzeniem modułu magazynowego o dodatkową funkcjonalność umożliwiając przetwarzanie półproduktów na produkt gotowy. Ścisła współpraca modułów produkcji, magazynowego i fakturowego wspomaga przedsiębiorców w prowadzeniu działalności produkcyjnej. Za pomocą tego modułu można prowadzić ścisłą ewidencję poszczególnych etapów produkcji w przedsiębiorstwie. MENTOR pozwala m.in. na rozbudowane planowanie produkcji, przeprowadzanie różnego rodzaju analiz, raportowanie potrzeb zaopatrzeniowych, generowanie zamówień do dostawców na podstawie analizy braków materiałowych, a także wspomaga realizację produkcji i umożliwia jej rozliczanie. Program posiada ponadto funkcje wspomagające obsługę magazynu i prowadzenie sprzedaży. Umożliwia prowadzenie dowolnej ilość magazynów z metodą wyceny (FIFO) i wielorodzajowością (surowce, półwyroby, wyroby gotowe itd.), a także wystawianie różnego rodzaju faktur i przeprowadzanie analiz sprzedaży.

Obsługa prawno/rachunkowa

jest to moduł całkowicie bezpłatny. Nasi klienci za jego pomocą będą mogli pobierać wzory dokumentów, czy to prawnych, czy rachunkowych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. W module przewidziano również możliwość korzystania z porad prawnych i rachunkowych. Za pomocą naszego działu rachunkowego i prawnego będziemy rozwiązywać trudne sprawy naszych klientów. Napiszemy umowę dla przedsiębiorcy, wystosujemy pismo do Urzędów, jak również pomożemy w ściągalności należności od zalegających z płatnościami kontrahentów. Udostępniając ten moduł wspomożemy małe i średnie przedsiębiorstwa w działaniu prawnym i rachunkowym w sposób jakby nasi klienci posiadali na etacie wykwalifikowanych prawników i księgowych. Mając dostęp do pomocy prawnej, czy rachunkowej działalność stanie się bardziej opłacalna, a podpisywane umowy, czy kontrakty będą prześwietlone pod kontem nieuczciwych kontrahentów chcących wykorzystać naiwność swoich partnerów w biznesie. Moduł prawno rachunkowy zawiera również możliwość prowadzenia rozliczeń rachunkowych za naszych przedsiębiorców. Po wprowadzeniu danych sprzedażowych i kosztowych do systemu nasz dział księgowy będzie mógł przeprowadzić rozliczenie księgowe przedsiębiorcy. Wszystkie dokumenty niezbędne do rozliczenia będą przekazywane do naszego działu księgowego kurierem i na tej podstawie rozliczane. Wynik rozliczenia będzie zwracany poprzez system informujący przedsiębiorcę o należnościach dla Urzędu Skarbowego, czy ZUS.

Wprowadzone moduły zintegrują przedsiębiorcę w jednym miejscu i nie będzie musiał on szukać drogich rozwiązań, które to będą rozproszone i za każdym razem będzie trzeba przenosić dane między poszczególnymi programami.

Działanie aplikacji jest bardzo proste. Do prawidłowego działania wystarczy dostęp do Internetu i przeglądarka internetowa, bez wzglądu na system operacyjny i jakość sprzętu na jakim będzie pracowała aplikacja. Wszystko to w oparciu o model SaaS. Zastosowane technologie i przemyślany interfejs pomagają użytkownikowi odnaleźć się w aplikacji. Po rejestracji do systemu wystarczy podać tylko dane swojej firmy i skonfigurować aplikację pod swoje potrzeby. Po konfiguracji wystarczy się zalogować do systemu i pracować na swoich danych nawet poza biurem. Oprogramowanie nie wymaga żadnej instalacji. Wszystkie wiodące systemy operacyjne posiadają wbudowane niezbędne narzędzia do uruchomienia naszej aplikacji. Do obsługi programu nie jest potrzebna żadna wiedza informatyka.

Jedną z podstawowych korzyści aplikacji Mentor jest dostępność do danych firmy. Przedsiębiorcy korzystający z tej aplikacji w prosty i łatwy sposób mogą pracować na danych firmy poza biurem, bez konieczności przenoszenia danych czy tworzenia specjalnych połączeń informatycznych z biurem w celu dostępu do aplikacji. Każda osoba posiadająca konto w systemie Mentor nie musi obawiać się o utratę danych jak to bywa w przypadku aplikacji utrzymywanych we własnym zakresie. Teraz przedsiębiorca nie obawia się, że ze względu na uszkodzenia sprzętu, czy wirusów utraci swoje dane. Ta odpowiedzialność spada na nasz system. Ponadto korzystanie z Mentora oszczędza koszty na pracownikach IT, którzy musieli by konserwować oprogramowanie w przedsiębiorstwie. Dodatkowe usługi świadczone przez nasz zespół odpowiednio do tego przygotowany daje większe możliwości przedsiębiorcy. W każdym momencie będą mogli wesprzeć się doświadczeniem czy to prawnym czy księgowym. Płynące z tego korzyści przekładają się na efektywność działania przedsiębiorstwa. Zarządzający firmą nie tracą czasu na wyszukiwaniu podmiotów do rozwiązania ich problemów wszystko to mają pod ręką przy wybraniu jednego przycisku. Te i inne korzyści płynące z używania systemu Mentor będą pomocne w prowadzeniu nowoczesnego i bardziej ekonomicznego przedsiębiorstwa.

Każdy kto prowadzi działalność gospodarczą może znaleźć w tej aplikacji coś dla siebie. My nie ograniczamy się do jakiejś dziedziny gospodarki. Pragniemy wspierać większość przedsiębiorstw działających na naszym rynku, dlatego też aplikacja jest tak szeroka. Oprócz rozwiązań informatycznych planujemy wprowadzać coraz to nowsze usługi dostępne dla naszych klientów. Moduł delegacje i zlecenia transportowe przyciąga grono firm transportowych, które na co dzień rozliczają dużą liczbę delegacji i wystawiają szereg zleceń transportowych. To dla nich pragniemy wprowadzić dodatkowe usługi leasing przez jedno kliknięcie. Natomiast moduł magazynowy będzie przyciągał, firmy prowadzące gospodarkę magazynową lub jednoosobowe firmy prowadzące sprzedaż. Kolejną dużą grupą potencjalnych klientów są firmy prowadzące wszelkiego rodzaju produkcję. Do swoich celów mają moduł produkcyjny, wspomagający ich procesy działania. Ponadto wszystkie małe i duże firmy, które wystawiają faktury lub rachunki mogą w pełni wykorzystać system Mentor w swoim przedsiębiorstwie. Szeroki wachlarz usług proponowany przez naszą aplikację przyciąga wielu potencjalnych klientów dla nas i naszym partnerów.

Aplikacja jest podzielona na moduły, każdy z tych modułów można wykupić w zależności od potrzeb na 30, 180 i 360 dni. Cena za każdy moduł trzydziestodniowy wynosi 9.90 zł, natomiast za okres stuosiemdziesięciodniowy przedsiębiorca będzie ponosił koszt w wysokości 50 zł. Koszt utrzymania jednego modułu będzie można obniżyć do 7.50 zł za miesiąc, przy opłacie trzystu sześćdziesięciu dni w wysokości 90 zł. Tak niskie koszty utrzymania aplikacji nie ograniczają przedsiębiorców w korzystaniu z jej funkcjonalności.